RMS的重点是保障公司门户和企业内部网所储存的数据安全。软件的将来版本还将把安全机制范围扩展到公司间通过互联网进行的文件交换。Gartner公司分析师说，RMS软件的重点是企业用户，而不是个人用户。他还说，在很多时候，公司内部规章的调整是公司企图管理其文件利用状况的推动力。这可以帮助公司防范机密信息的泄漏。

　　微软企业安全部门公司副总裁Mike Nash说，RMS软件将使公司严格地控制用户利用文件的请求。微软现行的技术主要是依据用户与文件的联系名录来控制用户利用文件。RMS软件则发布许可，即用户利用文件必须得到服务器的认证。

　　他还说，我们所做的就是将文件本身置于持续的保护之下。即便这个文件再也不是系统文件的一部分，或者文件不属于公司的重要基础资料，这种保护仍然是文件的一部分。

　　通过使用微软RMS软件，企业可以限制用户接入、限制或制止超时用户，或者防止有人复制和粘贴文件中的特别信息。企业还可以用软件防止重要电邮被转发到非授权收件人，不比如记者和竞争对手。