建好按钮后，Word会自动弹出录制宏工具图标，进入录制宏状态。接着可做以下几步操作：

　　1． 删除段首空格

　　（1）按“Ctrl+Home”键，将光标移到段首，按回车键在段首插入一个段落标记。

　　（2）单击“编辑/替换”，打开“替换”对话框，设定“查找内容”为“^p　”（“^p”为段落标记，后面跟一个中文空格），“替换为”设为“^p”，“搜索范围”为“全部”，然后单击[全部替换]按钮。替换结束后，再次单击此按钮，这样可删除段首的连续两个中文空格。

　　（3）将“查找内容”改为“^p ”（“^p”后跟一个英文空格），“替换为”和“搜索范围”不变，然后单击四次[全部替换]按钮，这样可删除段首的连续四个英文空格。替换结束后单击[关闭]按钮退出对话框。

　　2． 设置首行缩进两字符，行距调整为单倍行距

　　（1）按“Ctrl+A”选定全文。

　　（2）单击“格式/段落”，在弹出的对话框中设定“首行缩进”两字符，行距为“单倍行距”，然后单击[确定]退出对话框。

　　3． 设置字体

　　（1）单击“格式/字体”，在弹出的字体对话框中设置宋体、小四号，再单击[确定]退出对话框。

　　（2）按“Ctrl+Home”键将光标移到段首，再按“Delete”键删除段首的一个空行。

　　（3）单击“格式/段落”，在弹出的对话框中设定“首行缩进”为“无”，“对齐方式”为“居中”，然后单击[确定]退出对话框。

　　（4）按“Shift+End”键选中第一行，然后单击“格式/字体”，在弹出的字体对话框中设置黑体、三号，再单击[确定]退出对话框。

　　（5）按“Home”键取消选定。

　　4． 设置页面

　　单击“文件/页面设置”，在“页面设置”对话框中设定纸张大小为“19.5×27厘米”（即16开纸），上下左右边界分别设为“2.5”、“2.5”、“3”、“2”厘米，然后单击[确定]关闭对话框。

　　在完成以上操作后，单击[停止录制宏]按钮结束宏的录制，这样全部工作就完成了。

　　现在，你随便打开一个文档，然后单击[统一格式]按钮，格式不一的文档会自动转为你预设的格式（如段首还有空格，可再次单击[统一格式]按钮去除）。用这种方法，我们还可轻松处理从网页上复制到的文档呢，是不是很方便？